¡Dile adiós al papel! Llegan las comunicaciones
electrónicas
El ser humano es
un animal de costumbres. A casi todos nos cuesta cambiar la forma en que
hacemos las cosas y adoptar nuevos métodos, aunque seamos conscientes de
que tiene más ventajas. El dicho de “más vale lo malo conocido que lo
bueno por conocer” no ayuda mucho para lo que vamos a mostrar en este artículo.
Vamos a hablar
concretamente de un instrumento o herramienta muy común: el papel. Aunque
no nos demos cuenta, el papel está presente en nuestro día a día en
múltiples formas y con infinidad de usos: emisión de facturas o de
tickets, anotar datos o notas recordatorias, hacer cuentas, etc. Son miles
los usos que le damos a las hojas de papel en sus diferentes formatos y
tamaños.
Sin embargo, hace
un tiempo que se está imponiendo en algunas empresas que han sido
visionarias en este aspecto una nueva forma de comunicación igualmente
válida, pero que supone una serie de ventajas que nos deberían hacer
reconsiderar la adaptación de algunos de nuestros procesos a este
nuevo canal. Se trata de las comunicaciones electrónicas.
Cada vez más
empresas empiezan a aprovechar las nuevas tecnologías para reducir el uso del
papel, a veces enmascarado bajo una supuesta preocupación por el medio ambiente,
que no deja de ser cierto que es beneficioso para la naturaleza, pero que
también esconde una importante motivación económica. Si reducimos el uso
de papel estamos ahorrando dinero, es así de simple.
A continuación se
enumeran los beneficios de las comunicaciones electrónicas sobre el uso
del papel:
1. Ahorro económicoLógicamente,
el reducir el número de impresiones supondrá un ahorro importante en papel
y en tinta de impresora. Este podría ser el principal factor que moverá a
muchos a adaptar sus negocios a las nuevas comunicaciones electrónicas.
2. Beneficioso para
el medio ambienteAparte de reducir costes económicos, si compramos menos
papel y menos cartuchos de impresora no hace falta decir que estaremos
evitando la contaminación que supone blanquear papel, más la reducción de la
tala de árboles.
3. Reducción de
espacioYa podemos despedirnos de las viejas estanterías llenas de ficheros
con documentación antigua que se acumula en muchas oficinas y que sirve
para recoger polvo y suciedad. En un pequeño disco duro podemos almacenar
años de facturas, albaranes, contratos, etc. Podemos comprimir todo un
almacén en un cajón de escritorio.
4. Rapidez y
facilidad de consultaEs mucho más rápido localizar documentación
cuando se hace de forma electrónica. Si se almacena y registra de forma
adecuada, podemos localizar en segundos cualquier documento que necesitemos.
adecuada, podemos localizar en segundos cualquier documento que necesitemos.
5. Acceso en
cualquier parteNo tenemos por qué ir cargados con toda la documentación de
la empresa allá donde vayamos, sino que basta con llevarlo en un disco duro
portátil o incluso en discos virtuales como Dropbox, Google Drive,
Skydrive…y con una simple conexión a
internet, acceder a lo que necesitemos, cuándo y dónde sea preciso.
internet, acceder a lo que necesitemos, cuándo y dónde sea preciso.
Las comunicaciones
electrónicas vía SMS y vía email se acabarán imponiendo dadas sus ventajas
sobre as comunicaciones convencionales. Nuestro consejo es que analices tu
empresa y detectes en qué ámbitos puedes aplicar las nuevas comunicaciones
electrónicas, y no lo dudes. Seguro que te cuesta acostumbrarte, pero una
vez lo apliques, ya no querrás volver atrás.
